Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist heute ein wichtiges Thema für Unternehmen. Sie bringt viele Vorteile mit sich, darunter eine höhere Effizienz und Genauigkeit, geringere Kosten und eine höhere Kundenzufriedenheit. Allerdings kann die Digitalisierung auch eine komplexe und entmutigende Aufgabe für Unternehmen sein. Am besten geht man die Digitalisierung Schritt für Schritt an und beginnt mit den grundlegendsten und wichtigsten Prozessen.
Einer der wichtigsten Schritte bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen besteht darin, herauszufinden, welche Prozesse digitalisiert werden sollten. Dazu wird jeder Prozess dahingehend bewertet, ob er durch die Digitalisierung verbessert werden kann. Dabei ist zu berücksichtigen, ob es sich um einen manuellen oder automatisierten Prozess handelt, wie häufig er durchgeführt wird, wie wichtig er für das Unternehmen ist und wie teuer die Digitalisierung wäre. Sobald Sie eine Liste der potenziell zu digitalisierenden Prozesse haben, können Sie die Kosten und Vorteile der Digitalisierung jedes einzelnen Prozesses bewerten.
Der nächste Schritt besteht darin, die richtige Technologie für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse auszuwählen. Es gibt viele verschiedene Optionen, und die beste Wahl hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Zielen ab. Sie sollten Faktoren wie die Art der betroffenen Daten, die Komplexität des Prozesses, die Menge der zu verarbeitenden Daten und die verfügbaren Ressourcen berücksichtigen. Sobald Sie sich für die richtige Technologie entschieden haben, können Sie damit beginnen, diese in Ihrem Unternehmen zu implementieren.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann für Unternehmen viele Vorteile bieten. Es ist jedoch wichtig, vorsichtig vorzugehen und einen Schritt nach dem anderen zu tun. Wenn Sie mit den wichtigsten Prozessen beginnen und die richtige Technologie wählen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle Vorteile der Digitalisierung nutzen kann.
4 Schritte der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
- Beurteilen Sie, welche Geschäftsprozesse am meisten von der Digitalisierung profitieren würden. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie manuelle oder automatisierte Prozesse, die Häufigkeit der Ausführung, die Bedeutung des Prozesses für das Unternehmen und die Kosten der Digitalisierung.
- Wählen Sie die richtige Technologie für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie die Art der betroffenen Daten, die Komplexität des Prozesses, die Menge der zu verarbeitenden Daten und die verfügbaren Ressourcen.
- Implementieren Sie die Technologie in Ihrem Unternehmen. Dies kann die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System, die Einrichtung von Prozessen und Arbeitsabläufen und das Testen des Systems umfassen, um sicherzustellen, dass es Ihren Anforderungen entspricht.
- Überwachen Sie das System und passen Sie es bei Bedarf an. Sobald Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisiert haben, ist es wichtig, sie genau zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um die Effizienz zu verbessern und auftretende Probleme zu beheben.
Wirtschaftlichkeit der Digitalisierung
Nicht alle Prozesse müssen digitalisiert oder Tool- bzw. Softwaregestützt arbeiten. Sind einige Prozesse z.B. nicht geschäftskritisch, bringen keinen nachhaltigen Mehrwert oder sind einfach nicht das Kerngeschäft, kann der Prozess wie gewohnt fortgeführt bzw. in der Priorität nach hinten verlegt werden.
Meist überwiegen jedoch Vorteile der Digitalisierung und es lohnt sich meist immer alle Prozesse zu digitalisieren. Nicht nur sind die Prozesse digital, meist teilweise vereinfacht da Software viele Aufgaben automatisiert übernehmen können und robuster, es können darüber hinaus noch neue Möglichkeiten erschlossen werden, die in einem analogen Prozesse kaum oder sehr ungenau erfasst werden können. So können beispielsweise KPI’s gemessen, Reports für das obere Management erstellt oder große Wissensarchive aufgebaut werden, die schnell und effizient zu durchsuchen sind.
Viele Unternehmen bieten heute Standardlösungen aus der Cloud an, während andere – so auch wir – individuelle Lösungen anbieten. Durch maßgeschneiderte Software aus der Cloud kann sichergestellt werden, dass die Geschäftsprozesse individuell und einsetzbar für den Kunden sind.
Cloud-Software und Ucar Solutions
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EDIT 25. August 2023: Der Inhalt ist nun auch auf YouTube verfügbar
