IT-Kosten senken und Leistung verbessern: Vorteile von Cloud- und SaaS-Lösungen

Unternehmen suchen zunehmend nach Möglichkeiten die Effizienz zu steigern und IT-Kosten zu senken und wenden sich an Cloud- und SaaS-Lösungen (Software as a Service). Cloud Computing bezieht sich auf die Bereitstellung von Computerdiensten – einschließlich Servern, Speicher, Datenbanken, Netzwerken, Software, Analysen und Intelligenz – über das Internet („die Cloud") und bietet schnellere Innovationen, flexible Ressourcen und Größenvorteile.

SaaS-Lösungen sind Softwareanwendungen, die von einem Drittanbieter auf Abonnementbasis angeboten werden und auf die die Benutzer über das Internet zugreifen. Gängige Beispiele für SaaS-Anwendungen sind CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) und Office Productivity Suites wie Microsoft Office 365.

Die Nutzung von Cloud- und SaaS-Lösungen bietet viele Vorteile, darunter:

• Geringere IT-Kosten: Unternehmen können mit Cloud- und SaaS-Lösungen die Kosten für Hardware, Software und Wartung einsparen.
• Verbesserte Leistung: Cloud- und SaaS-Lösungen sind oft besser skalierbar und bieten eine bessere Leistung als on-Premises-Lösungen.
• Erhöhte Flexibilität: Cloud- und SaaS-Lösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, flexibler zu sein und schnell auf Veränderungen im Markt zu reagieren.
• Bessere Sicherheit: Mit Cloud- und SaaS-Lösungen können Unternehmen von der Expertise des Anbieters in Sachen Sicherheit und Datenschutz profitieren.

On-Premise Softwaresysteme veralten in dem Moment, in dem sie eingeführt werden

Bei On-Premise Softwaresystemen sollten Sie bedenken, dass sie in dem Moment veralten, in dem sie ausgerollt werden. Das liegt daran, dass die Installation, das Updaten und Warten meist sehr komplex ist und viele Endnutzer dies nicht in Betracht ziehen (frei nach dem Motto „never change a running system"). Dies kann – und wird – zu Sicherheitsproblemen führen.

Es ist wichtig, dass Software auf dem neuesten Stand gehalten wird, um mögliche Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Geschieht dies nicht, könnten Systeme und somit im Extremfall das gesamte Unternehmen anfällig für Angriffe sein. Datenklau, der Missbrauch von Servern für DDoS-Attacken oder neuerdings auch Krypto-Mining sind nur einige Angriffsszenarien. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan für die regelmäßige Aktualisierung Ihrer vor Ort installierten Softwaresysteme aufstellen.

SaaS-Lösungen sind immer auf dem neuesten Stand

SaaS-Lösungen sind immer auf dem neuesten Stand, denn der Anbieter kümmert sich um Updates. Dies ist ein großer Vorteil gegenüber On-Premise-Software-Systemen, die schnell veraltet sein können. Bei SaaS-Lösungen können Sie sicher sein, dass Sie die neueste Version der Software mit allen aktuellen Sicherheitsfunktionen verwenden.

Außerdem sind SaaS-Lösungen in der Regel browserbasiert und erfordern keine zusätzliche Installation. Das macht es für die Benutzer einfach, sofort mit der Software zu arbeiten. Achten Sie darauf, dass Sie sich für einen seriösen Anbieter entscheiden, der Ihnen den nötigen Support bietet.

Skalieren Sie Ihre IT-Systeme mit Ihrem Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch Ihr Bedarf an IT-Ressourcen. Aber anstatt in zusätzliche Hardware und Software zu investieren, können Sie Ihre bestehenden Abonnementmodelle einfach skalieren, um Ihren neuen Bedarf zu decken. So sparen Sie nicht nur Geld, sondern halten auch Ihre IT-Infrastruktur überschaubar und effizient.

Die meisten SaaS-Anbieter bieten verschiedene Abonnementstufen an, mit denen Sie je nach Bedarf auf- oder absteigen können. Sie können zum Beispiel mit einem Basisabonnement beginnen, das Ihnen Zugang zu den Kernfunktionen der Software bietet. Wenn Ihr Unternehmen dann wächst und Sie mehr Funktionen benötigen, können Sie ein Upgrade auf ein teureres Abonnement vornehmen, das zusätzliche Funktionen enthält.

Die Skalierung Ihres IT-Bedarfs auf diese Weise ist ein flexibler und kostengünstiger Weg, um Ihr Unternehmen wachsen zu lassen. Außerdem stellen Sie so sicher, dass Sie immer über die richtigen Ressourcen für Ihren aktuellen Bedarf verfügen, damit Sie nicht zu viel Geld für unnötige IT-Kapazitäten ausgeben müssen.

Viele SaaS-Anbieter bieten auch maßgeschneiderte Erweiterungen für individuelle Bedürfnisse an. So können Unternehmen genau die Funktionen erhalten, die sie brauchen, ohne Kompromisse eingehen zu müssen. Wenn Sie nach einer SaaS-Lösung suchen, sollten Sie den Anbieter fragen, ob er individuelle Erweiterungen anbietet.

Wie viel können KMU durch Cloud und SaaS sparen?

Laut Analysten wie Gartner können Unternehmen, die auf Cloud- und SaaS-Lösungen migrieren, ihre IT-Infrastrukturkosten um 30 bis 50 Prozent reduzieren. Für ein KMU, das derzeit 50.000 Euro pro Jahr für IT ausgibt, bedeutet das eine potenzielle Einsparung von 15.000 bis 25.000 Euro jährlich. Diese IT-Kosten zu senken gelingt vor allem durch den Wegfall von Hardware-Investitionen, reduzierten Personalaufwand für Wartung und die Flexibilität nutzungsbasierter Abrechnungsmodelle.

Die tatsächlichen Einsparungen hängen von der Unternehmensgröße, der bestehenden IT-Infrastruktur und den gewählten Cloud-Diensten ab.

5 konkrete Maßnahmen zur IT-Kostensenkung für KMU

IT-Kosten zu reduzieren bedeutet nicht, an der falschen Stelle zu sparen. Es geht darum, Investitionen strategisch zu verlagern und Effizienzpotenziale zu nutzen. Die folgenden fünf Maßnahmen helfen KMU, ihre IT-Kosten spürbar zu senken und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit zu steigern:

1. Wechsel zu SaaS-Lösungen für Standardsoftware: Ersetzen Sie lokal installierte Anwendungen wie CRM, E-Mail und Office-Pakete durch cloud-basierte SaaS-Lösungen. So entfallen Lizenzkosten, Wartungsaufwand und Hardware-Investitionen.
2. Konsolidierung von Softwarelizenzen und Abonnements: Viele Unternehmen zahlen für Software, die kaum genutzt wird. Eine jährliche Inventur aller Lizenzen und Abonnements deckt Einsparpotenziale auf und hilft, IT-Kosten zu sparen.
3. Auslagerung der IT-Wartung an externe Dienstleister: Statt ein vollständiges internes IT-Team aufzubauen, können KMU Wartung und Betrieb an spezialisierte Partner auslagern. Das reduziert Personalkosten und sichert professionelle Betreuung.
4. Nutzung von Open-Source-Software wo möglich: Für viele Anwendungsfälle gibt es leistungsfähige Open-Source-Alternativen. Von Datenbanken über Content-Management bis hin zu Projektmanagement-Tools lassen sich Cloud-Kosten senken, ohne auf Funktionalität zu verzichten.
5. Individuelle Software für Kernprozesse: Statt teure Universallösungen mit zahllosen ungenutzten Funktionen zu lizenzieren, kann individuelle Software für Ihre Kernprozesse langfristig kostengünstiger und effizienter sein.

IT-Kosten-Checkliste für KMU

Nutzen Sie diese Checkliste, um systematisch Einsparpotenziale in Ihrer IT-Infrastruktur zu identifizieren. Jeder abgehakte Punkt bringt Sie einen Schritt näher zu einer optimierten und kosteneffizienten IT-Landschaft:

Ein regelmäßiger IT-Security Review hilft Ihnen zusätzlich, versteckte Kosten durch Sicherheitslücken zu vermeiden und Ihre IT-Ausgaben langfristig zu optimieren.

Wir übernehmen die Entwicklung, Wartung und Hosting Ihrer Betriebsprozesse als SaaS

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