Viele KMU haben den Überblick über ihre SaaS-Landschaft verloren. Abteilungen beschaffen eigenständig Tools, Testaccounts werden nicht gekündigt, und niemand weiß genau, wofür monatlich wie viel gezahlt wird. Ein strukturiertes SaaS-Assessment schafft Transparenz und ist der erste Schritt zur Kostenoptimierung.
Warum ein SaaS-Assessment wichtig ist
Laut Branchenstudien nutzen KMU durchschnittlich 40 bis 80 verschiedene SaaS-Anwendungen. Davon werden 25 bis 35 Prozent nicht aktiv genutzt. Das sind nicht nur Kosten, sondern auch Sicherheitsrisiken: Jedes SaaS-Tool mit Zugriff auf Unternehmensdaten ist eine potenzielle Angriffsfläche.
Das Assessment-Framework in 4 Dimensionen
Bewerten Sie jedes SaaS-Tool in vier Dimensionen:
| Dimension | Fragen | Bewertung |
|---|---|---|
| Nutzung | Wie viele Nutzer sind aktiv? Wie oft wird das Tool verwendet? | Hoch / Mittel / Niedrig |
| Kosten | Was zahlen wir pro Nutzer? Gibt es günstigere Alternativen? | Angemessen / Zu hoch |
| Sicherheit | Ist das Tool DSGVO-konform? Gibt es MFA und SSO? | Konform / Nicht konform |
| Integration | Ist das Tool mit anderen Systemen verbunden? Gibt es APIs? | Integriert / Isoliert |
Shadow IT identifizieren
Shadow IT bezeichnet SaaS-Tools, die ohne Wissen oder Genehmigung der IT-Abteilung eingesetzt werden. Methoden zur Identifikation umfassen die Auswertung von DNS-Logs und Firewall-Protokollen, die Analyse von Kreditkartenabrechnungen und Spesenabrechnungen, Mitarbeiterbefragungen zur tatsächlichen Tool-Nutzung und den Einsatz von Cloud Access Security Brokern (CASB).
Handlungsempfehlungen nach dem Assessment
- Ungenutzte Tools sofort kündigen - das spart ab dem nächsten Monat
- Überlappende Tools konsolidieren - eine Lösung statt drei
- Sicherheitslücken schließen - MFA aktivieren, nicht-konforme Tools ersetzen
- Genehmigungsprozess einführen - keine neuen SaaS-Tools ohne Freigabe
- Regelmäßige Reviews etablieren - quartalsweise das Portfolio überprüfen
Lesen Sie auch unseren Artikel über SaaS-Anwendungen in Unternehmen. Für ein professionelles SaaS-Assessment unterstützen wir Sie gerne - kontaktieren Sie uns.
Fazit
Ein SaaS-Assessment ist keine einmalige Übung, sondern sollte Teil Ihres regelmäßigen IT-Managements werden. Die initiale Analyse deckt typischerweise 20 bis 35 Prozent Einsparpotenzial auf und reduziert gleichzeitig Sicherheitsrisiken durch unkontrollierte Shadow IT.