Studien zeigen, dass KMU durchschnittlich 25 bis 35 Prozent ihrer SaaS-Lizenzen nicht aktiv nutzen. Bei einem typischen SaaS-Budget von 2.000 bis 10.000 Euro monatlich summiert sich das auf tausende Euro verschwendetes Budget pro Jahr. Ein systematisches Lizenz-Audit deckt diese Verschwendung auf.
Schritt 1: Vollständige SaaS-Inventarisierung
Der erste und wichtigste Schritt ist die vollständige Erfassung aller genutzten SaaS-Dienste. Das klingt trivial, ist aber in der Praxis eine Herausforderung, weil viele SaaS-Abonnements dezentral über einzelne Abteilungen oder sogar einzelne Mitarbeiter abgeschlossen werden (Shadow IT).
Methoden zur Erfassung:
- Buchhaltung: Alle wiederkehrenden Zahlungen an Software-Anbieter extrahieren
- Kreditkartenabrechnungen: Insbesondere Firmenkreditkarten einzelner Mitarbeiter prüfen
- E-Mail-Suche: Nach Rechnungs-E-Mails und Abo-Bestätigungen suchen
- Browser-Erweiterungen: Tools wie Zylo oder Productiv erkennen SaaS-Nutzung automatisch
- SSO-Auswertung: Wenn Single Sign-On im Einsatz ist, liefert es wertvolle Nutzungsdaten
Schritt 2: Nutzungsanalyse pro Tool
Für jedes identifizierte SaaS-Tool erfassen Sie folgende Daten:
| Kriterium | Was Sie erfassen |
|---|---|
| Anzahl gebuchter Lizenzen | Wie viele Nutzerplätze zahlen Sie? |
| Anzahl aktiver Nutzer | Wie viele Nutzer haben sich in den letzten 30 Tagen angemeldet? |
| Nutzungsintensität | Wie häufig und wie lange wird das Tool genutzt? |
| Gebuchter Tarif | Welche Funktionen sind im Tarif enthalten und welche werden genutzt? |
| Vertragslaufzeit | Wann ist die nächste Kündigungsmöglichkeit? |
Schritt 3: Kategorisierung und Priorisierung
Ordnen Sie jedes Tool in eine von vier Kategorien ein:
- Behalten: Tool wird aktiv genutzt, Tarif passt, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Optimieren: Tool wird genutzt, aber der Tarif ist zu groß oder es gibt eine günstigere Alternative
- Kündigen: Tool wird nicht oder kaum genutzt – sofort kündigen
- Konsolidieren: Tool überschneidet sich funktional mit einem anderen Tool – zusammenführen
Schritt 4: Maßnahmen umsetzen
Basierend auf der Kategorisierung setzen Sie die Maßnahmen um. Priorisieren Sie dabei nach dem größten Einsparpotenzial:
- Sofort kündigen: Alle Tools in der Kategorie „Kündigen" sofort zum nächstmöglichen Termin abbestellen
- Tarife anpassen: Überdimensionierte Tarife auf den passenden Plan herunterstufen
- Lizenzen reduzieren: Ungenutzte Nutzerplätze abmelden und die Lizenzanzahl reduzieren
- Alternativen prüfen: Für teure Tools günstigere Alternativen evaluieren
- Konsolidierung planen: Überlappende Tools zusammenführen – mit Migrationszeitplan
Schritt 5: Prozess institutionalisieren
Ein einmaliges Audit ist gut, ein regelmäßiger Prozess ist besser. Etablieren Sie diese Routinen:
- Quartalsweise Review aller SaaS-Kosten und Nutzungsdaten
- Genehmigungsprozess für neue SaaS-Abonnements (kein Tool ohne Freigabe)
- Automatische Alerts bei neuen Abo-Buchungen über Firmenkreditkarten
- Jährliche Neuverhandlung mit den größten SaaS-Anbietern
Mehr über die Vor- und Nachteile von SaaS-Anwendungen erfahren Sie in unserem Artikel Vorteile von SaaS-Anwendungen in Unternehmen. Wenn Sie Unterstützung bei Ihrem SaaS-Audit benötigen, kontaktieren Sie uns.
Fazit
Ein systematisches SaaS-Lizenz-Audit deckt typischerweise 25 bis 35 Prozent Einsparpotenzial auf. Der Aufwand für das Audit beträgt ein bis zwei Arbeitstage – die Einsparungen wirken dauerhaft. Machen Sie das Lizenz-Audit zu einer festen Routine in Ihrem Unternehmen.