SaaS-Abos und Kauflizenzen sind zwei grundlegend verschiedene Beschaffungsmodelle für Software. Die Frage, welches Modell langfristig günstiger ist, lässt sich nicht pauschal beantworten – aber mit einer strukturierten Total Cost of Ownership (TCO) Berechnung für Ihren konkreten Fall.
Das Grundprinzip: Miete vs. Kauf
Bei einer Kauflizenz zahlen Sie einmalig einen hohen Betrag und erhalten das zeitlich unbegrenzte Nutzungsrecht. Bei SaaS zahlen Sie monatlich oder jährlich eine kleinere Summe, solange Sie die Software nutzen. Beide Modelle haben unterschiedliche Kostenverläufe über die Zeit.
5-Jahres-Kostenvergleich: Rechenbeispiel
Nehmen wir eine Projektmanagement-Software für 20 Nutzer als Beispiel:
| Kostenposition | SaaS (Abo) | Kauflizenz (On-Premise) |
|---|---|---|
| Anschaffung / Lizenz | 0 EUR | 15.000 EUR |
| Monatliche Gebühren (× 60 Monate) | 20 × 30 EUR × 60 = 36.000 EUR | 0 EUR |
| Server / Hosting (5 Jahre) | Inkludiert | 6.000 EUR (120 EUR/Monat) |
| Wartung / Updates (5 Jahre) | Inkludiert | 15.000 × 20% × 5 = 15.000 EUR |
| IT-Administration (5 Jahre) | 0 EUR | 5.000 EUR (intern) |
| 5-Jahres-TCO | 36.000 EUR | 41.000 EUR |
In diesem Beispiel ist SaaS über 5 Jahre günstiger. Doch das Bild ändert sich über 10 Jahre: SaaS kostet dann 72.000 Euro, die Kauflizenz bleibt bei ca. 56.000 Euro (Wartungskosten sind aber möglicherweise höher bei älteren Versionen). Der Break-even liegt typischerweise bei 3 bis 5 Jahren.
Entscheidungskriterien jenseits der Kosten
- Nutzungsdauer: Kurzfristiger Einsatz (unter 3 Jahre) spricht für SaaS, langfristiger für Kauflizenz
- IT-Kapazität: Ohne IT-Team ist SaaS die praktischere Wahl
- Datenkontrolle: Bei hohen Compliance-Anforderungen kann On-Premise besser sein
- Update-Bedarf: Wenn Sie immer die neueste Version brauchen, ist SaaS komfortabler
- Nutzeranzahl: Bei vielen Nutzern werden SaaS-Per-User-Kosten schnell zum Kostentreiber
Lesen Sie auch unseren Vergleich der Vorteile von SaaS-Anwendungen für eine breitere Perspektive. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle TCO-Analyse.
Fazit
Weder SaaS noch Kauflizenz ist pauschal günstiger. Die richtige Wahl hängt von Nutzungsdauer, Nutzerzahl, IT-Kapazität und Compliance-Anforderungen ab. Eine ehrliche TCO-Berechnung über den geplanten Nutzungszeitraum gibt Ihnen die Antwort für Ihren konkreten Fall.