Nicht jeder Geschäftsprozess ist ein guter Automatisierungskandidat. Manche Prozesse werden zu selten ausgeführt, andere sind zu komplex oder erfordern menschliches Urteilsvermögen. Dieses Framework hilft Ihnen, systematisch zu bewerten, welche Workflows in Ihrem KMU das größte Automatisierungspotenzial haben.
Das Priorisierungs-Framework: 5 Bewertungskriterien
Bewerten Sie jeden Prozess auf einer Skala von 1 (niedrig) bis 5 (hoch) in diesen fünf Dimensionen:
| Kriterium | 1 Punkt | 5 Punkte |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Einmal pro Quartal | Mehrmals täglich |
| Zeitaufwand pro Durchlauf | Unter 5 Minuten | Über 60 Minuten |
| Fehleranfälligkeit | Selten Fehler | Häufig Fehler mit hohen Folgekosten |
| Regelbasiert | Erfordert viel menschliches Urteil | Klare Wenn-Dann-Regeln |
| Datenverfügbarkeit | Daten liegen nur analog vor | Daten sind digital und strukturiert |
Prozesse mit einem Gesamtscore von 20 oder mehr sind ideale Automatisierungskandidaten. Prozesse unter 10 Punkten sollten vorerst manuell bleiben.
Die Top-5-Automatisierungskandidaten in KMU
- Datenübertragung zwischen Systemen: Wenn Mitarbeiter regelmäßig Daten aus System A exportieren und in System B importieren, ist das der klassische Automatisierungsfall. API-Integrationen eliminieren diesen Aufwand vollständig.
- Rechnungseingang und -prüfung: OCR-basierte Erfassung, automatische Zuordnung zu Kostenstellen und Freigabe-Workflows sparen 80 Prozent des manuellen Aufwands.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Vertragsablauf, Wartungstermine, Zahlungserinnerungen – alles, was regelbasiert und zeitgesteuert ist, kann automatisiert werden.
- Reporting und Berichte: Monatliche Standardberichte aus verschiedenen Datenquellen zusammenstellen? Eine automatisierte Lösung liefert den Bericht per E-Mail, ohne dass jemand manuell Excel-Tabellen zusammenfügen muss.
- Onboarding-Checklisten: Neue Mitarbeiter, neue Kunden, neue Projekte – wenn der Prozess eine standardisierte Checkliste folgt, kann er automatisiert werden.
Prozesse, die man NICHT automatisieren sollte
Nicht alles, was automatisiert werden kann, sollte automatisiert werden. Vermeiden Sie Automatisierung bei:
- Prozessen, die weniger als einmal pro Woche auftreten und unter 10 Minuten dauern
- Entscheidungen, die Empathie, Kreativität oder komplexes Urteilsvermögen erfordern
- Prozessen, die sich ständig ändern und keine stabile Struktur haben
- Fällen, in denen die Automatisierungskosten die Einsparungen übersteigen
Mehr über die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung erfahren Sie in unserem Artikel zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und unsere KI- und Automatisierungsdienste.
Fazit
Die richtige Priorisierung ist der Schlüssel zum Erfolg bei der Workflow-Automatisierung. Investieren Sie Ihre Ressourcen dort, wo der größte Hebel liegt: bei häufigen, zeitintensiven und regelbasierten Prozessen. Unser Priorisierungs-Framework hilft Ihnen, diese Entscheidung datenbasiert zu treffen.